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SPORTS MOTOR CAR CLUB INCORPORATED
RÈGLEMENTS

reflétant les derniers amendements apportés en 1982

BUTS ET OBJECTIFS

Les objectifs du Club, tel que définis dans sa charte, sont :

  1. De développer et entretenir un esprit d’équipe, de camaraderie et de saine compétition parmi ses membres,
  2. De promouvoir auprès de ses membres le respect des lois régissant la circulation automobile dans la province de Québec ainsi que la connaissance des lois en vigueur dans d’autres pays,
  3. De promouvoir auprès de ses membres le respect des droits des piétons et autres utilisateurs du système routier,
  4. D’encourager la tenue d’événements sportifs légaux,
  5. De promouvoir le plaisir de la conduite automobile,
  6. De chercher à obtenir une assurance groupe ainsi que des rabais sur l’essence, les accessoires et pièces automobiles, l’entretien et les réparations sur les voitures appartenant aux membres,
  7. D’acheter, louer ou acquérir autrement tout bien, mobilier ou immobilier, jugé nécessaire à la poursuite des objectifs du Club, sous réserve des stipulations de l’acte de loi «Mortmain RSQ 1941, ch. 283 » tel qu’amendé et sous réserve des présentes lettres patentes,
  8. D’encourager les membres à prêter leur aide, dans la mesure du possible, aux gens qui auraient été victimes d’un accident de la route ou qui connaîtraient des ennuis mécaniques avec leur véhicule,
  9. De recevoir, acquérir et conserver des présents, des dons, des héritages, des biens ou des legs,
  10. De coopérer avec d’autres organismes partageant des objectifs similaires, en tout ou en partie, à ceux du Club,
  11. De contribuer aux intérêts de la communauté en général,
  12. De développer des sections,
  13. De collaborer avec toute instance, provinciale, municipale, locale ou autre, qui poursuivrait, en tout ou en partie, les mêmes objectifs que le Club et d’obtenir de cette instance tout droit, privilège ou concession que le Club jugerait utile et de s’y conformer,
  14. D’investir les sommes d’argent non nécessaires à court terme à la poursuite des opérations du Club dans des fonds d’investissement en fiducie tel que la loi le permet aux administrateurs,
  15. De poser toute autre action qui découlerait ou qui serait en accord avec les objectifs précédents.

 

ARTICLE I

GÉNÉRALITÉS

1.1 Année fiscale

L’année fiscale du Club s’étend du 1er janvier au 31 décembre.

1.2 Assemblées générales

1.2.1 Nombre et fréquence

Les assemblées générales du Club se tiendront mensuellement. Toute assemblée pourrait être annulée par le Conseil d’administration en autant qu’un minimum de 10 assemblées générales soient tenues chaque année.

1.2.2 Date et lieu

Le Conseil d’administration décidera de la date et du lieu de chaque assemblée générale.

1.3 Réunions du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration se réunira mensuellement à la date et à l’endroit déterminés par le Président.

1.4 Assemblée générale annuelle

1.4.1 Date limite pour sa tenue

L’assemblée générale annuelle devra se tenir au plus tard le 31 janvier de chaque année.

1.4.2 Avis de convocation pour l’assemblée générale annuelle

L’avis de convocation pour l’assemblée générale annuelle doit parvenir aux membres par écrit au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

1.5 Assemblées générales spéciales

1.5.1 Méthode de convocation

Une assemblée générale spéciale peut être décrétée par le Conseil d’administration ou suite à la présentation au secrétaire d’une pétition signée par au moins un cinquième des membres.

1.5.2 Délai maximal pour sa tenue

Une assemblée générale spéciale doit être tenue dans un délai maximal de deux semaines après la réception de la pétition par le secrétaire.

1.6 Procédures lors des assemblées

1.6.1 Quorum

Le quorum d’une assemblée générale est de quinze pourcent du nombre total de membres du Club.

1.6.2 Absence de quorum

Si le quorum n’est pas atteint à l’heure pour laquelle l’assemblée a été convoquée, l’assemblée, après un délai de 15 minutes, peut être ajournée par les membres ou directeurs présents à plusieurs reprises et ce sans avis pour une période n’excédant pas à chaque fois un mois, sans autre avis initial que celui du président d’assemblée, jusqu’à ce que le quorum soit atteint. Toute assemblée où le quorum est atteint peut elle-aussi être ajournée à une date ultérieure déterminée par scrutin.

1.6.3 Assemblées ajournées

Lors de la tenue d’une assemblée ajournée où le quorum est atteint, on peut traiter de tous les sujets qui auraient pu être traités si l’assemblée s’était tenue à la date de convocation initiale.


1.7 Scrutin

Lors d’un scrutin tenu pendant une assemblée générale, 66 2/3 pourcent des votes doivent être émis en faveur d’une proposition pour son adoption.

 

ARTICLE II

ADHÉSION AU CLUB

2.1 Admissibilité

2.1.1 Membre

Toute personne de bonne volonté désireuse de se conformer à la charte et aux règlements du Club peut en devenir membre.

2.1.2 Membre associé

Le statut de membre associé sera accordé au conjoint de toute personne postulant pour devenir membre du Club tel que défini au paragraphe 2.1.1. Le Conseil d’administration peut aussi accorder le statut de membre associé à une personne ayant un autre lien social avec le membre principal.


2.2 Demande d’adhésion au Club

Une demande d’adhésion au Club devra être présentée à l’aide du formulaire approuvé par le Conseil d’administration. Ce formulaire dûment complété devra être accompagné du montant de la cotisation annuelle.

2.3 Refus

Le Conseil d’administration peut, à sa discrétion, refuser toute demande d’adhésion au Club.

2.4 Membre spécial

2.4.1 Membre honoraire

Le Conseil d’administration peut accorder le statut de membre honoraire à toute personne qui rend service au Club et qui en respecte les buts et les objectifs. Ce statut est accordé pour une période d’un an et peut être renouvelé à la discrétion du Conseil d’administration.

2.4.2 Membre à vie

Le Conseil d’administration peut, par résolution, accorder le statut de membre à vie à un membre qui :

1. a été membre du Club pendant au moins dix ans

2. a été membre du Conseil d’administration et/ou président d’un comité permanent et/ou secrétaire, et ce pour un minimum de cinq termes complets

3. a participé activement dans toutes les sphères d’activité du Club.

2.4.3 Cotisations et droit de vote

Les membres honoraires ainsi que les membres à vie bénéficient de tous les privilèges accordés aux membres, sous réserve des exceptions décrites au paragraphe 2.5, et ce sans avoir à payer la cotisation annuelle.

2.5 Droit de vote

Tout membre en règle, à l’exception des membres honoraires, est habilité à voter sur toutes les propositions présentées aux membres et peut postuler sur un poste au sein du Conseil d’administration.

2.6 Frais annuels de cotisation

Les frais annuels de cotisation au Club seront déterminés par résolution du Conseil d’administration.

2.7 Nombre de membres

Aucune limite n’est imposée relativement au nombre de membres.

2.8 Carte de membre

Une carte de membre indiquant son statut sera émise à chaque membre en règle.

2.9 Radiation d’un membre

2.9.1 Causes

Le Conseil d’administration peut, lors de toute assemblée régulière ou spéciale du Conseil, radier un membre dont la conduite est jugée préjudiciable aux intérêts où à la réputation du Club, du Conseil d’administration ou d’un autre membre.

2.9.2 Retour du matériel

Lorsqu’un membre est radié du Club tel que décrit au paragraphe 2.9, il se voit retirer tous ses privilèges de membre et ne sera pas remboursé pour la balance de sa cotisation annuelle. Suite à la réception de l’avis de radiation émis par le secrétaire, il devra retourner toute pièce d’identification qui le relie au Club ainsi que les insignes à l’effigie du Club.

2.10 Frais annuels

Toutes les demandes de renouvellement ainsi que le paiement de la cotisation annuelle devront être faits au plus tard le 1er mars de chaque année, à défaut de quoi le nom du membre sera retiré de la liste des membres.

2.11 Renouvellement des membres retardataires.

Un membre dont le nom a été retiré de la liste des membres selon la règle stipulée au paragraphe 2.10 pourra être réinstallé en tout temps sur paiement des frais d’adhésion en vigueur pour l’année courante, plus la somme de 1,00$.

 

ARTICLE III

CONSEIL D’ADMINISTRATION

3.1 Composition

Le Conseil d’administration sera composé de :

1. un président

2. un vice-président

3. un trésorier

4. deux autres membres

qui seront tous des membres en règle du Club.


3.2 Élection des membres du Conseil

3.2.1 Période d’élection

Lors d’une assemblée générale spéciale tenue au mois de novembre, les membres du Conseil d’administration seront élus par les membres du Club lors d’un vote secret.


3.3 Élection du président, vice-président et trésorier

Le Conseil d’administration élira un président, un vice-président et un trésorier parmi les membres élus conformément au paragraphe 3.2.


3.4 Comités permanents

3.4.1 Secrétaire et présidents de comité

Le Conseil d’administration nommera à partir de la liste de tous les membres en règle du Club, le secrétaire du Club et un président pour chaque comité permanent.


3.5 Durée de mandat

Un membre ne peut œuvrer au sein du Conseil d’administration pendant plus de 5 années consécutives.

3.6 Mandats interrompus

3.6.1 Membres du Conseil

Suite à la démission ou au renvoi d’un membre du Conseil, le Conseil désignera un membre du Club pour combler le poste laissé vacant et ce pour la durée restante du mandat.

3.6.2 Vice-président ou trésorier

Suite à la démission du vice-président ou du trésorier, le Conseil d’administration élira, parmi ses membres, un directeur qui comblera le poste laissé vacant.

3.6.3 Président

Suite à la démission du président, le vice-président se verra automatiquement attitré au poste de président et son poste sera comblé par un autre membre du Conseil.

3.7 Mises en candidature pour les postes de membre du Conseil d’administration

3.7.1 Comité de nomination

Un comité de nomination composé de trois membres du Club sera désigné par le Conseil d’administration, au plus tard le 1er septembre de chaque année, et aura pour tâche de préparer une liste de candidats. Ce comité, dans la mesure du possible, devra être composé de trois anciens présidents, incluant le président actuel.

3.7.2 Par les membres

Des nominations, dûment proposées et secondées, pourront aussi être présentées par les membres du Club présents à l’assemblée lors de l’élection des directeurs.

3.8 Restrictions

Un maximum de trois membres de l’industrie automobile peut siéger simultanément sur le Conseil d’administration et aucun de ces directeurs ne peut exercer les fonctions de président ou vice-président.

3.9 Signatures officielles

Deux signatures, à savoir celle du trésorier et celle du président ou du vice-président, devront être apposées sur tous les chèques émis par le Club. Seulement la signature du trésorier sera nécessaire pour tous les reçus émis par le Club.

3.10 Fonds déposés dans une banque à charte

Les fonds du Club seront déposés dans une banque à charte canadienne qui sera désignée par le Conseil d’administration.

3.11 Renvoi d’un directeur

Suite au dépôt d’une pétition signée par au moins un cinquième des membres du Club, un directeur du Club pourra être relevé de ses fonctions, lors d’une réunion mensuelle ou spéciale du Conseil d’administration, si le Conseil d’administration appuie les raisons invoquées pour le renvoi de ce directeur.

3.12 Approbation préalable d’engagements

Aucun engagement, financier ou autre, ne peut être fait au nom du Club par un membre sans avoir préalablement obtenu l’approbation du Conseil d’administration.

3.13 Projets, contrats ou soumissions

Lorsqu’un directeur souhaite soumettre une proposition, un contrat ou une soumission au Club pour obtenir un service, il doit le faire par écrit et il ne sera pas habilité à voter sur l’acceptation de la proposition, du contrat ou de la soumission.

3.14 Quorum du Comité

Le quorum du Conseil d’administration est de trois membres, mais le président ou le vice-président doit faire partie de ceux-ci.


3.15 Absence lors des assemblées

Si un directeur s’est absenté lors de trois assemblées consécutives du Conseil d’administration, il sera automatiquement renvoyé du Conseil, sauf s’il en a préalablement averti le secrétaire, par écrit, en spécifiant les raisons invoquées pour son absence.


3.16 Avis de convocation

Les directeurs seront informés à l’avance de la tenue d’une assemblée du Conseil d’administration, et ce verbalement ou par écrit.


3.17 Omission d’avis de convocation

Une assemblée du Conseil d’administration ne sera pas invalidée suite à l’omission d’en avoir avisé un de ses membres.


3.18 Actes, documents et contrats

Tous les actes, documents et contrats devront être signés par le président ainsi que par le secrétaire ou le trésorier.


3.19 Procès verbal des assemblées

Le procès verbal de toute assemblée tenue par le Conseil d’administration ne doit pas nécessairement être détaillé et, en toutes circonstances, il sera considéré légal à la seule condition que le Conseil l’approuve.

3.20 Assignation en justice

Le président devra répondre à toute assignation en justice signifiée au Club à moins qu’il ne délègue le vice-président ou le secrétaire à cet effet.

3.21 Défense d’emprunter

Le Conseil d’administration n’est pas autorisé à emprunter de l’argent pour les besoins du Club et ce quelle qu’en soit la provenance.

3.22 Assemblée spéciales

Le président ou le secrétaire peut convoquer une assemblée spéciale du Conseil d’administration et celle-ci aura les mêmes pouvoirs qu’une assemblée mensuelle régulière.

3.23 Majorité simple requise

La majorité simple sera nécessaire à l’adoption de toute décision du Comité.

 

ARTICLE IV

NOMINATIONS


4.1 Dirigeants

Les dirigeants du Club seront le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire.

4.2 Assignation d’un secrétaire

Le Conseil d’administration assignera un secrétaire choisi parmi les membres du Club.

4.3 Présidents des comités permanents

Pour chacun des comités permanents, le Conseil d’administration assignera un président choisi parmi les membres du Club.

4.4 Présidents de comités spéciaux

Si la mise sur pied d’un comité spécial était jugé nécessaire par le Conseil, le président de ce comité sera assigné conformément au paragraphe 4.3

 

ARTICLE V

DEVOIRS DES DIRIGEANTS

5.1 Devoirs du président

5.1.1 Préside les assemblées

Présider à toutes les assemblées du Conseil d’administration et à toutes les assemblées générales du Club à moins qu’un président n’ait expressément été nommé.

5.1.2 Conseille le Club et le Conseil d’administration

Conseiller le Club et le Conseil d’administration dans toutes leurs actions et décisions.

5.1.3 Oriente, définit et coordonne

De façon générale, orienter, définir et coordonner toutes les décisions, actions et règles de conduite du Club.

5.1.4 Représentations

Négocier, agir comme intermédiaire ou faciliter les contacts avec des individus, des groupes ou d’autres associations dont les buts et les objectifs sont similaires à ceux du Club.

5.2 Devoirs du vice-président

5.2.1 Seconde le président

Seconder le président dans ses devoirs.

5.2.2 Absence du président

En l’absence du président, présider aux assemblées générales ou aux assemblées du Conseil d’administration.

5.2.3 Assume les devoirs du président

Assumer les devoirs du président lorsque ce dernier le juge à propos.

5.3 Devoirs du trésorier

5.3.1 Gestion financière

Proposer une méthode de gestion financière au Conseil d’administration.

5.3.2 Gérer les finances

Gérer toutes les finances du Club.

5.3.3 Tenue de livres

Assurer une tenue de livres complète et à date comprenant toutes les entrées et sorties d’argent du Club.

5.3.4 Rapport financier annuel approuvé

Présenter à l’assemblée générale annuelle un rapport, vérifié et approuvé, des finances du Club relativement à la dernière année fiscale.

5.3.5 Non nécessité d’un cautionnement

Le trésorier ne sera obligé de fournir aucun cautionnement.

5.4 Devoirs du secrétaire

5.4.1 Tenue d’archives

De gérer et conserver tous les fichiers, les procès verbaux, les transactions et autres documents du Club.

5.4.2 Correspondance

De contacter et correspondre avec les personnes avec lesquelles le Club fait affaire.

5.4.3 Maintenir les documents disponibles pour consultation

En tout temps, de maintenir disponible pour consultation les archives, les procès verbaux et les transactions du Club afin que les membres du Club ou les représentants des autorités civiles puissent les consulter, lorsque la loi leur accorde le droit de consulter de tels documents.

5.4.4 Traiter les demandes d’adhésion

De traiter les demandes d’adhésion et de maintenir une liste complète et à date des membres du Club avec leurs adresses respectives.

5.4.5 Secrétaire du Conseil

D’agir comme secrétaire du Conseil d’administration en plus d’agir comme secrétaire du Club.

 

ARTICLE VI

COMITÉS

6.1 Comités permanents

Un comité permanent sera formé pour chacun des items suivants :

1. Compétitions

2. Publicité

3. Publications

4. Programmation des activités

et le président de chaque comité devra désigner au moins deux (2) autres membres pour faire partie de son comité.

6.2 Supervision par le Conseil

Chaque comité agira sous la supervision générale du Conseil d’administration qui en sera entièrement responsable.

6.3 Comité des compétitions

Le Comité des Compétitions sera responsable de :

1. établir le calendrier des compétitions,

2. maintenir à date le dossier des compétitions et leur classement,

3. attribuer les prix,

4. fournir les équipements et accessoires nécessaires à la tenue de chaque événement,

5. réviser les règlements régissant les compétitions et, éventuellement, d’informer les membres de tout changement, et ce par écrit, avant le 1er janvier de chaque année,

6. guider, conseiller et aider les organisateurs des différents événements sportifs,

7. nommer des organisateurs et des commissaires pour chaque compétition. Approuver la région géographique dans laquelle se tiendra la compétition afin d’éviter d’éventuels conflits.


6.4 Comité de publicité

Le Comité de Publicité sera responsable de :

1. promouvoir les activités du Club auprès du grand public,

2. informer les membres relativement aux compétitions à venir,

3. échanger de l’information avec d’autres Clubs,

4. favoriser l’adhésion au Club à travers les activités ci haut mentionnées.

6.5 Comité des Publications

1. Le Comité des Publications sera responsable de publier 10 fois par année, au nom du Club, un bulletin appelé « The Exhaust ». Cette publication sera produite à l’endroit et au moment désignés par le Conseil d’administration.

2. Le bulletin « The Exhaust » publiera tous les avis de convocation aux assemblées et annoncera la tenue de tous les événements du Club. Ces diverses convocations seront jugées entièrement valides en autant que le bulletin soit expédié par la poste.

3. Le bulletin « The Exhaust » sera expédié à chaque membre ou directeur, par la poste et suffisamment affranchi, à leur adresse respective telle qu’elle apparaît dans les registres du Club, ou, si aucune adresse n’est indiquée, à toute adresse que le membre responsable de l’expédition juge appropriée afin que le bulletin arrive le plus rapidement possible à ce membre ou directeur.

4. Un directeur du Club peut annoncer la tenue d’un événement sportif par téléphone.

5. La non réception de tout avis de convocation à une assemblée publié dans le bulletin « The Exhaust » ou la non réception du bulletin lui-même, ou la non réception de tout avis de convocation, ou la non réception d’un appel téléphonique d’un directeur, le tout tel que stipulé ci haut, ou l’omission fortuite d’émettre un tel avis de convocation à un membre ou à un directeur ne peut en aucun temps invalider la tenue de cette assemblée.

6.6 Comité de la Programmation

Le Comité de la Programmation sera responsable des activités du Club non reliées aux compétitions, incluant les événements sociaux et les activités non reliées aux affaires courantes du Club lors des assemblées générales.

 

ARTICLE VII

INSIGNE DU CLUB

7.1 Forme

La forme générale et les détails de l’insigne officiel du Club seront semblables à ceux du logo apparaissant sur la papeterie officielle du Club et cet insigne portera quatre couleurs distinctes, à savoir: rouge, bleu, noir et blanc.

7.2 Privilège d’affichage

L’insigne officiel du Club peut être affiché sur les véhicules des membres suite à leur adhésion au Club.


7.3 Propriété du Club

Tout insigne officiel demeure la propriété exclusive du Club et, à la demande du Conseil d’administration, doit lui être retourné lors de l’expiration de la carte de membre. Le coût chargé aux membres pour un insigne sera déterminé par le Conseil d’administration.


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SPORTS MOTOR CAR CLUB INCORPORATED
BYLAWS

as last amended in 1982

AIMS AND OBJECTIVES

The objectives of the Club, which are fixed by the terms of our charter, are:

  1. To bring out and foster a spirit of unity, comradeship and clean sportsmanship among its members,
  2. To educate its members in the observance of the motor vehicle laws of the province of Quebec and in the knowledge of the motor vehicle laws of other countries,
  3. To educate its members in the respect of the rights of pedestrians and other users of streets, roads and highways,
  4. To promote legitimate sporting events, trials, runs and other sporting activities,
  5. To encourage the enjoyment of light car ownership,
  6. To secure group insurance, reduced rates on fuel, car accessories, parts, service and repairs on cars owned by members,
  7. To purchase, take or lease, hire or otherwise acquire and hold such property, moveable and immoveable, as may be required for the purposes of the Club, subject to the provisions of the Mortmain Act RSQ 1941, ch. 283 as amended and subject also to the provisions of the present letters patent,
  8. To encourage members to assist, whenever possible, others who have met with accidents or experienced trouble with their vehicles on highways,
  9. To receive, acquire and hold gifts, donations, legacies, devices and bequests,
  10. To cooperate with other organizations having objects similar in whole or in part to the objects of the Corporation,
  11. To further the interests of the community generally,
  12. To establish branches,
  13. To enter into any arrangements with any authorities, provincial, municipal, local or otherwise, that may seem conducive to the Corporation objects, or any of them, and to obtain from any such authority any rights, privileges, and concessions which the Corporation may think it desirable to obtain and to carry out, exercise and comply with such agreements, rights, privileges and concessions,
  14. To invest monies of the Corporation not immediately required for the purposes of the Corporation in such investments as trustees may by law invest trust funds,
  15. To do all such other things as are conducive or incidental to the above objects.

TABLE OF CONTENTS

GENERAL MEMBERSHIP BOARD OF DIRECTORS APPOINTMENTS DUTIES OF THE OFFICERS COMMITTEES BADGE OF THE CLUB
Fiscal Year Eligibility Constitution Officers Duties of the President Standing Committees Form
General Meetings Member Election of Members to Board Appointment of Secretary Preside at meetings Responsible to Board Who May Wear
Frequency and number Joint membership Time of election Chairmen of Standing Committees Guide the Club and Board Competitions Committee Remain the Property of Club
Date and place Application for Membership Election of President, Vice-President and Treasurer Chairmen of Special Committees Direct, implement and coordinate Publicity Committee  
Board Meetings Refusal Standing Committees   Contact others Publications Committee  
Annual General Meeting Special Membership Secretary and chairman   Duties of the Vice-President Program Committee
Latest date for holding Honourary membership Term of Office   Assist the President    
Notice for annual general meeting Life membership Uncompleted Term of Office   Absence of the President    
Special General Meetings Dues and voting Member of the Board   Assume duties of President    
Method of convening Voting Rights Vice-President or Treasurer   Duties of the Treasurer    
Time limit for holding Annual Dues President   Fiscal policy    
Procedure of Meetings Number of Members Nomination for Election to the Board   Handle monies  
Quorum Membership Cards Nominating committee   Maintain records    
Lack of quorum Expulsion of Members By members   Annual audited report    
Adjourned meetings Causes Restrictions   No bond of security    
Voting Paraphernalia Signing Officers   Duties of the Secretary    
  Annual Dues Funds in Chartered Bank   Maintain records    
  Renewal of Lapsed Members Removal of Director   Conduct correspondence    
    Prior Approval of Commitments   Have records available for examination    
    Proposals, Contracts or Quotations   Receive applications for membership    
    Quorum of the Board   Secretary to the Board    
    Failure to Attend Meetings        
    Notice of Meeting        
    Failure to Give Notice        
    Deeds, Documents and Contracts        
    Minutes of Meeting        
    Answer of Writ        
    Borrowing not Permitted        
    Special Meetings        
    Simple Majority Required        

 

BYLAW I

GENERAL

1.1 Fiscal Year

The fiscal year of the Club shall be from January 1st to December 31st.

1.2 General Meetings

1.2.1 Frequency and number

General meetings of the Club will be held monthly. Meetings may be waived by decision of the Board of Directors, provided at least ten general meetings are held per year.

1.2.2 Date and place

The date and place of general meetings will be decided by the Board of Directors.

1.3 Board Meetings

The Board of Directors shall meet monthly at a time and place designated by the President.

1.4 Annual General Meeting

1.4.1 Latest date for holding

The annual general meeting shall be held not later than January 31st of each year.

1.4.2 Notice for annual general meeting

Notice of the annual general meeting shall be given to the membership in writing at least fifteen days in advance of the date.

1.5 Special General Meetings

1.5.1 Method for convening

Special general meetings may be called by the Board of Directors or by presentation of a petition to the Secretary signed by one-fifth of the members.

1.5.2 Time limit for holding

Special general meetings shall be held within two weeks of receipt of the petition by the Secretary.

1.6 Procedure for Meetings

1.6.1 Quorum

A quorum at general meetings of the Club will consist of fifteen percent of the membership of the Club.

1.6.2 Lack of a quorum

If there be less than a quorum in attendance at the time for which any meeting is called, the meeting may, after a lapse of fifteen minutes from the time appointed for the holding of the meeting, be adjourned, from time to time by the members or by the directors present, without notice for a period not exceeding one month at any time, without any notice other than by the chairman at the meeting, until a quorum shall attend. Any meeting at which a quorum is present may also be adjourned in like manner for such time as determined by vote.

1.6.3 Adjourned meetings

At any adjourned meeting at which a quorum shall attend, any business may be transacted which might have been transacted if the meeting had been held as originally called.


1.7 Voting

A two-third majority of the membership present (i.e., 66 2/3 percent in favour) must be obtained on all items on which a vote is taken at general meetings.

BYLAW II

MEMBERSHIP

2.1 Eligibility

2.1.1 Member

Membership in the Club is open to persons of good character, willing to abide by the charter and bylaws of the Club.

2.1.2 Joint membership

Membership will include the wife (husband) of the applicant as defined in 2.1.1, but this membership jointly shall have only one vote. Joint membership shall be granted to other social partnerships with the approval of the Board of Directors.


2.2 Application for Membership

Application for membership shall be made on a form approved by the Board of Directors. This application must be filled out in full and be accompanied by one year's subscription.

2.3 Refusal

The Board of Directors, at their discretion may refuse any application for membership.

2.4 Special Membership

2.4.1 Honourary membership

Honourary membership for a period of one year renewable at the discretion of the Board of Directors may be granted to persons performing a service to the Club and who support the aims and objectives of the Club.

2.4.2 Life membership

Life membership may be granted, by resolution of the Board of Directors, to members who:

1. have held a membership for not less than ten years

2. have held a position on the Board of Directors and/or as chairman of a standing committee and/or as secretary for a full term of office not less than five times

3. have participated actively in all phases of the Club's activities.

2.4.3 Dues and voting

Life and honourary members will have the full privileges of membership without payment of the annual subscription, except as noted in paragraph 2.5

2.5 Voting Rights

Members in good standing except honourary members will be entitled to vote on all motions put before the membership and to hold office on the Board of Directors.

2.6 Annual Dues

The annual subscription or fees of membership will be fixed by resolution of the Board of Directors.

2.7 Number of Members

There will be no limitation as to the number of members.

2.8 Membership Cards

Membership cards will be issued to all members in good standing, showing the class of membership.

2.9 Expulsion of Members

2.9.1 Causes

The Board of Directors may expel any member whose conduct is prejudicial to the interests or reputation of the Club, the Board of Directors of the Club, or to any individual member, at any regular or special meeting of the Board of Directors.

2.9.2 Return of Paraphernalia

Any member expelled as in paragraph 2.9 above forfeits all privileges of membership and the balance of his subscription, and will return to the Club all identifications, badges or plaques upon receipt of notice of exclusion from the Secretary.

2.10 Annual Dues

All fees and subscriptions for renewal of membership must be made by March 1st of each year, or the member will automatically be dropped from the membership list.

2.11 Renewal of Lapsed Members

A member who has been dropped from the membership list under paragraph 2.10 may be reinstated at any time upon payment of the annual subscription or fees of membership for the then current year, plus the sum of $1.00.

BYLAW III

BOARD OF DIRECTORS

3.1 Constitution

The Board of Directors shall consist of

1. a president

2. a vice-president

3. a treasurer

4. two other members

all of whom shall be members in good standing with the Club.


3.2 Election of Members to Board

3.2.1 Time of election

At a special general meeting held in November, the members of the Board of Directors shall be elected by secret ballot by members of the Club.


3.3 Election of President, Vice-President and Treasurer

The Board of Directors shall elect from the members elected in 3.2 a president, vice-president and treasurer.


3.4 Standing Committees

3.4.1 Secretary and chairman

The Board of Directors shall appoint from the members in good standing, a secretary to the Club and a chairman of each of the standing committees.


3.5 Term of Office

A member may serve on the Board of Directors for not more than five (5) consecutive years.

3.6 Uncompleted Terms of Office

3.6.1 Member of the Board

In the event of resignation or removal of a member of the Board, the Board shall appoint a member of the Club to serve out for the remainder of the term.

3.6.2 Vice-President or Treasurer

In the event of the resignation of the Vice-President or the Treasurer, the Board of Directors shall elect from its members a director to fill the post.

3.6.3 President

In the event of the resignation of the President, the Vice-President will become the President and will in turn be replaced by a member of the Board.

3.7 Nomination for Election to the Board

3.7.1 Nomination committee

A nomination committee consisting of three members shall be appointed by the Board of Directors on or before September 1st of each year for the purpose of preparing a list of candidates. This committee shall, if possible, consist of three past presidents, including the retiring President.

3.7.2 By members

Nominations duly moved and seconded, may also be made by members of the Club from the floor during the election of directors.

3.8 Restrictions

No more than three members of the automotive trade may sit on the Board of Directors at any one time and such directors may not assume the office of President or Vice-President.

3.9 Signing Officers

Two signatures, that of the Treasurer and that of the President or Vice-President, shall be required on all cheques issued by the Club. Only one signature, that of the Treasurer, shall be required on all receipts issued by the Club.

3.10 Funds in Chartered Bank

The funds of the Club shall be deposited with any chartered bank in Canada as designated by the Board of Directors.

3.11 Removal of Director

A director of the Club, upon presentation of a petition, signed by one-fifth of the members of the Club, may be removed at a special or monthly meeting of the Board of Directors provided that the Board of Directors is satisfied that the reasons for removal of that director are valid.

3.12 Prior Approval of Commitments

No commitment, financial or otherwise, may be made on the behalf of the Club by any member without the prior approval of the Board of Directors.

3.13 Proposals, Contracts or Quotations

If a director wishes to submit a proposal, contract or quotation to the Club for services, he must do so in writing and will not be allowed to vote on the acceptance of the proposal or contract.

3.14 Quorum of the Board

A quorum of the Board of Directors shall consist of three members, provided the President or Vice-President is one of these.


3.15 Failure to Attend Meetings

If a director fails to attend three consecutive meetings of the Board of Directors, he shall be automatically removed from the Board of Directors, unless he has notified he Secretary in advance, in writing, giving sufficient reason for his absence.


3.16 Notice of Meeting

Directors may be informed of the meetings of the Board of Directors in advance either verbally or in writing.


3.17 Failure to Give Notice

Meetings of the Board of Directors will not be invalidated by failure to give notice to any one member.


3.18 Deeds, Documents and Contracts

Deeds, documents and contracts shall be signed by the President and the Secretary or Treasurer.


3.19 Minutes of Meeting

The minutes of any meeting of the Board of Directors need not be complete in every detail and they shall be legal under any circumstances provided they are approved by the Board.

3.20 Answer of Writs

The President shall be required to answer all writs against the Club unless he delegates the Vice-President or Secretary to act.

3.21 Borrowing not Permitted

The Board of Directors are not empowered to borrow money for Club purposes from any source.

3.22 Special Meetings

A special meeting of the Board of Directors may be called by the President or Secretary and will have full force and effect as if it was a regular monthly meeting.

3.23 Simple Majority Required

A simple majority will be required on all decisions of the Board.

 

BYLAW IV

APPOINTMENTS


4.1 Officers

The officers of the Club shall be the President, the Vice-President, the Treasurer and the Secretary.

4.2 Appointment of Secretary

The Board of Directors shall appoint a secretary from amongst the members of the Club.

4.3 Chairmen of Standing Committees

The Board of Directors shall appoint a chairman of each of the standing committees from amongst the members of the Club.

4.4 Chairmen of Special Committees

Chairmen of special committees shall be appointed as in 4.3 for whatever purpose the Board may require.

BYLAW V

DUTIES OF THE OFFICERS

5.1 Duties of the President

5.1.1 Preside at meetings

To preside at all meetings of the Board of Directors and at all general meetings of the Club unless a chairman has been appointed.

5.1.2 Guide the Club and Board

To guide the Club and the Board of Directors in all their actions and decisions.

5.1.3 Direct, implement and coordinate

To generally direct, implement and coordinate all decisions, actions and policies of the Club.

5.1.4 Contact others

To negotiate, act as a intermediary or otherwise facilitate contact with individuals, groups or Clubs whose objects and principles are similar to those of the Club.

5.2 Duties of the Vice-President

5.2.1 Assist the President

To assist the President in carrying out his duties.

5.2.2 Absence of the President

To preside at general meetings or meetings of the Board of Directors in the absence of the President.

5.2.3 Assume duties of President

To assume any or all of the duties of the President when the President shall see fit.

5.3 Duties of the Treasurer

5.3.1 Fiscal policy

To propose a policy to the Board of Directors pertaining to fiscal matters.

5.3.2 Handle monies

To handle all monies of the Club.

5.3.3 Maintain records

To maintain complete and up-to-date records of receipts and disbursements of the Club.

5.3.4 Annual audited report

To present at the general annual meeting an audited report of the Club's financial standing for the fiscal year just ended.

5.3.5 No bond of security

The Treasurer shall require no bond of security.

5.4 Duties of the Secretary

5.4.1 Maintain records

To manage and maintain all record books, minutes, transactions and other correspondence of the Club.

5.4.2 Conduct correspondence

To correspond with and contact persons with whom the Club has business.

5.4.3 Have records available for inspection

To have available at all times for examination of civil authorities or members of the Club, all records, minutes and transactions of the Club, subject to their right by law to examine such records, minutes and transactions.

5.4.4 Receive applications for membership

To receive applications for membership and to maintain a complete and up-to-date record of members of the Club and their addresses.

5.4.5 Secretary to the Board

To act as secretary to the Board of Directors as well as to the Club.

 

 

BYLAW VI

COMMITTEES

6.1 Standing Committees

There shall be standing committees for the following:

1. Competitions

2. Publicity

3. Publications

4. Program

and the chairman for each committee shall appoint at least two (2) other members to his committee.

6.2 Responsible to the Board

Each committee shall operate under the general guidance of the Board of Directors and shall be fully responsible to the Board of Directors.

6.3 Competitions Committee

The Competitions Committee shall be responsible for

1. implementing a schedule of competitive events,

2. maintaining an up-to-date record of competitive standings and events,

3. providing awards,

4. providing the supplies and equipment necessary for the running of events,

5. reviewing the rules governing competitive events and notifying the membership of any changes by January 1st of each year in writing,

6. provide guidance, assistance and advice to organisers of competitive events,

7. designate organizers and stewards for each competitive event. Approve area of competition to avoid conflicts.


6.4 Publicity Committee

The Publicity Committee shall be responsible for

1. promoting the activities of the Club to the general public,

2. providing information to the membership of upcoming activities,

3. providing an exchange of information with other Clubs,

4. encouraging and fostering a growth in membership through the above.

6.5 Publications Committee

1. The Publications Committee will publish ten times a year on behalf of the Club at a place and time to be decided by the Board of Directors, a bulletin to be known as The Exhaust.

2. The Exhaust will publish all notification of meetings, events, runs, trials and tours and will have full force and effect as an official notice provided that any notification of such meetings, runs, trials and tours may be sent by mail.

3. The Exhaust shall be sent by post prepaid to the members or directors at their respective addresses as they appear on the books of the Club, or if no address so appears, then to such address as the member mailing The Exhaust may consider, to enable The Exhaust to reach promptly such member or director.

4. Notification of events, trials and tours may be given by telephone by a director of the Club.

5. Non-receipt of any notice of meeting as published in The Exhaust or non-receipt of The Exhaust, or non-receipt of any notice, or non-receipt of any telephone call from a director, the whole as provided above or the accidental omission to give or serve such notice to any member or director shall not invalidate the proceedings of such meeting.

6.6 Program Committee

The program committee shall be responsible for all non-competitive activities of the Club, including non-business portions of general meetings and social events.

BYLAW VII

BADGE OF THE Club

7.1 Form

The official badge of the Club shall be similar in shape and detail to the letterhead marking of the Club stationery and be in four (4) colours: red, blue, black, and white.

7.2 Who May Wear

The official badge may be worn by members on their cars after they have been admitted to the Club.


7.3 Remain Property of Club

The badge shall remain the property of the Club and shall be returned on expiration of membership if the Board or directors so desires. The cost of the badge to members shall be decided upon by the Board of Directors.


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