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SPORTS MOTOR CAR CLUB INCORPORATED
RÈGLEMENTS
reflétant les derniers amendements apportés en 1982
BUTS ET OBJECTIFS
Les objectifs du Club, tel que définis dans sa charte, sont :
- De développer et entretenir un esprit d’équipe, de camaraderie et de saine compétition parmi ses membres,
- De promouvoir auprès de ses membres le respect des lois régissant la circulation automobile dans la province de Québec ainsi que la connaissance des lois en vigueur dans d’autres pays,
- De promouvoir auprès de ses membres le respect des droits des piétons et autres utilisateurs du système routier,
- D’encourager la tenue d’événements sportifs légaux,
- De promouvoir le plaisir de la conduite automobile,
- De chercher à obtenir une assurance groupe ainsi que des rabais sur l’essence, les accessoires et pièces automobiles, l’entretien et les réparations sur les voitures appartenant aux membres,
- D’acheter, louer ou acquérir autrement tout bien, mobilier ou immobilier, jugé nécessaire à la poursuite des objectifs du Club, sous réserve des stipulations de l’acte de loi «Mortmain RSQ 1941, ch. 283 » tel qu’amendé et sous réserve des présentes lettres patentes,
- D’encourager les membres à prêter leur aide, dans la mesure du possible, aux gens qui auraient été victimes d’un accident de la route ou qui connaîtraient des ennuis mécaniques avec leur véhicule,
- De recevoir, acquérir et conserver des présents, des dons, des héritages, des biens ou des legs,
- De coopérer avec d’autres organismes partageant des objectifs similaires, en tout ou en partie, à ceux du Club,
- De contribuer aux intérêts de la communauté en général,
- De développer des sections,
- De collaborer avec toute instance, provinciale, municipale, locale ou autre, qui poursuivrait, en tout ou en partie, les mêmes objectifs que le Club et d’obtenir de cette instance tout droit, privilège ou concession que le Club jugerait utile et de s’y conformer,
- D’investir les sommes d’argent non nécessaires à court terme à la poursuite des opérations du Club dans des fonds d’investissement en fiducie tel que la loi le permet aux administrateurs,
- De poser toute autre action qui découlerait ou qui serait en accord avec les objectifs précédents.
ARTICLE I
GÉNÉRALITÉS
1.1 Année fiscale
L’année fiscale du Club s’étend du 1er janvier au 31 décembre.
1.2 Assemblées générales
1.2.1 Nombre et fréquence
Les assemblées générales du Club se tiendront mensuellement. Toute assemblée pourrait être annulée par le Conseil d’administration en autant qu’un minimum de 10 assemblées générales soient tenues chaque année.
1.2.2 Date et lieu
Le Conseil d’administration décidera de la date et du lieu de chaque assemblée générale.
1.3 Réunions du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration se réunira mensuellement à la date et à l’endroit déterminés par le Président.
1.4 Assemblée générale annuelle
1.4.1 Date limite pour sa tenue
L’assemblée générale annuelle devra se tenir au plus tard le 31 janvier de chaque année.
1.4.2 Avis de convocation pour l’assemblée générale annuelle
L’avis de convocation pour l’assemblée générale annuelle doit parvenir aux membres par écrit au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée.
1.5 Assemblées générales spéciales
1.5.1 Méthode de convocation
Une assemblée générale spéciale peut être décrétée par le Conseil d’administration ou suite à la présentation au secrétaire d’une pétition signée par au moins un cinquième des membres.
1.5.2 Délai maximal pour sa tenue
Une assemblée générale spéciale doit être tenue dans un délai maximal de deux semaines après la réception de la pétition par le secrétaire.
1.6 Procédures lors des assemblées
1.6.1 Quorum
Le quorum d’une assemblée générale est de quinze pourcent du nombre total de membres du Club.
1.6.2 Absence de quorum
Si le quorum n’est pas atteint à l’heure pour laquelle l’assemblée a été convoquée, l’assemblée, après un délai de 15 minutes, peut être ajournée par les membres ou directeurs présents à plusieurs reprises et ce sans avis pour une période n’excédant pas à chaque fois un mois, sans autre avis initial que celui du président d’assemblée, jusqu’à ce que le quorum soit atteint. Toute assemblée où le quorum est atteint peut elle-aussi être ajournée à une date ultérieure déterminée par scrutin.
1.6.3 Assemblées ajournées
Lors de la tenue d’une assemblée ajournée où le quorum est atteint, on peut traiter de tous les sujets qui auraient pu être traités si l’assemblée s’était tenue à la date de convocation initiale.
1.7 Scrutin
Lors d’un scrutin tenu pendant une assemblée générale, 66 2/3 pourcent des votes doivent être émis en faveur d’une proposition pour son adoption.
ARTICLE II
ADHÉSION AU CLUB
2.1 Admissibilité
2.1.1 Membre
Toute personne de bonne volonté désireuse de se conformer à la charte et aux règlements du Club peut en devenir membre.
2.1.2 Membre associé
Le statut de membre associé sera accordé au conjoint de toute personne postulant pour devenir membre du Club tel que défini au paragraphe 2.1.1. Le Conseil d’administration peut aussi accorder le statut de membre associé à une personne ayant un autre lien social avec le membre principal.
2.2 Demande d’adhésion au Club
Une demande d’adhésion au Club devra être présentée à l’aide du formulaire approuvé par le Conseil d’administration. Ce formulaire dûment complété devra être accompagné du montant de la cotisation annuelle.
2.3 Refus
Le Conseil d’administration peut, à sa discrétion, refuser toute demande d’adhésion au Club.
2.4 Membre spécial
2.4.1 Membre honoraire
Le Conseil d’administration peut accorder le statut de membre honoraire à toute personne qui rend service au Club et qui en respecte les buts et les objectifs. Ce statut est accordé pour une période d’un an et peut être renouvelé à la discrétion du Conseil d’administration.
2.4.2 Membre à vie
Le Conseil d’administration peut, par résolution, accorder le statut de membre à vie à un membre qui :
1. a été membre du Club pendant au moins dix ans
2. a été membre du Conseil d’administration et/ou président d’un comité permanent et/ou secrétaire, et ce pour un minimum de cinq termes complets
3. a participé activement dans toutes les sphères d’activité du Club.
2.4.3 Cotisations et droit de vote
Les membres honoraires ainsi que les membres à vie bénéficient de tous les privilèges accordés aux membres, sous réserve des exceptions décrites au paragraphe 2.5, et ce sans avoir à payer la cotisation annuelle.
2.5 Droit de vote
Tout membre en règle, à l’exception des membres honoraires, est habilité à voter sur toutes les propositions présentées aux membres et peut postuler sur un poste au sein du Conseil d’administration.
2.6 Frais annuels de cotisation
Les frais annuels de cotisation au Club seront déterminés par résolution du Conseil d’administration.
2.7 Nombre de membres
Aucune limite n’est imposée relativement au nombre de membres.
2.8 Carte de membre
Une carte de membre indiquant son statut sera émise à chaque membre en règle.
2.9 Radiation d’un membre
2.9.1 Causes
Le Conseil d’administration peut, lors de toute assemblée régulière ou spéciale du Conseil, radier un membre dont la conduite est jugée préjudiciable aux intérêts où à la réputation du Club, du Conseil d’administration ou d’un autre membre.
2.9.2 Retour du matériel
Lorsqu’un membre est radié du Club tel que décrit au paragraphe 2.9, il se voit retirer tous ses privilèges de membre et ne sera pas remboursé pour la balance de sa cotisation annuelle. Suite à la réception de l’avis de radiation émis par le secrétaire, il devra retourner toute pièce d’identification qui le relie au Club ainsi que les insignes à l’effigie du Club.
2.10 Frais annuels
Toutes les demandes de renouvellement ainsi que le paiement de la cotisation annuelle devront être faits au plus tard le 1er mars de chaque année, à défaut de quoi le nom du membre sera retiré de la liste des membres.
2.11 Renouvellement des membres retardataires.
Un membre dont le nom a été retiré de la liste des membres selon la règle stipulée au paragraphe 2.10 pourra être réinstallé en tout temps sur paiement des frais d’adhésion en vigueur pour l’année courante, plus la somme de 1,00$.
ARTICLE III
CONSEIL D’ADMINISTRATION
3.1 Composition
Le Conseil d’administration sera composé de :
1. un président
2. un vice-président
3. un trésorier
4. deux autres membres
qui seront tous des membres en règle du Club.
3.2 Élection des membres du Conseil
3.2.1 Période d’élection
Lors d’une assemblée générale spéciale tenue au mois de novembre, les membres du Conseil d’administration seront élus par les membres du Club lors d’un vote secret.
3.3 Élection du président, vice-président et trésorier
Le Conseil d’administration élira un président, un vice-président et un trésorier parmi les membres élus conformément au paragraphe 3.2.
3.4 Comités permanents
3.4.1 Secrétaire et présidents de comité
Le Conseil d’administration nommera à partir de la liste de tous les membres en règle du Club, le secrétaire du Club et un président pour chaque comité permanent.
3.5 Durée de mandat
Un membre ne peut œuvrer au sein du Conseil d’administration pendant plus de 5 années consécutives.
3.6 Mandats interrompus
3.6.1 Membres du Conseil
Suite à la démission ou au renvoi d’un membre du Conseil, le Conseil désignera un membre du Club pour combler le poste laissé vacant et ce pour la durée restante du mandat.
3.6.2 Vice-président ou trésorier
Suite à la démission du vice-président ou du trésorier, le Conseil d’administration élira, parmi ses membres, un directeur qui comblera le poste laissé vacant.
3.6.3 Président
Suite à la démission du président, le vice-président se verra automatiquement attitré au poste de président et son poste sera comblé par un autre membre du Conseil.
3.7 Mises en candidature pour les postes de membre du Conseil d’administration
3.7.1 Comité de nomination
Un comité de nomination composé de trois membres du Club sera désigné par le Conseil d’administration, au plus tard le 1er septembre de chaque année, et aura pour tâche de préparer une liste de candidats. Ce comité, dans la mesure du possible, devra être composé de trois anciens présidents, incluant le président actuel.
3.7.2 Par les membres
Des nominations, dûment proposées et secondées, pourront aussi être présentées par les membres du Club présents à l’assemblée lors de l’élection des directeurs.
3.8 Restrictions
Un maximum de trois membres de l’industrie automobile peut siéger simultanément sur le Conseil d’administration et aucun de ces directeurs ne peut exercer les fonctions de président ou vice-président.
3.9 Signatures officielles
Deux signatures, à savoir celle du trésorier et celle du président ou du vice-président, devront être apposées sur tous les chèques émis par le Club. Seulement la signature du trésorier sera nécessaire pour tous les reçus émis par le Club.
3.10 Fonds déposés dans une banque à charte
Les fonds du Club seront déposés dans une banque à charte canadienne qui sera désignée par le Conseil d’administration.
3.11 Renvoi d’un directeur
Suite au dépôt d’une pétition signée par au moins un cinquième des membres du Club, un directeur du Club pourra être relevé de ses fonctions, lors d’une réunion mensuelle ou spéciale du Conseil d’administration, si le Conseil d’administration appuie les raisons invoquées pour le renvoi de ce directeur.
3.12 Approbation préalable d’engagements
Aucun engagement, financier ou autre, ne peut être fait au nom du Club par un membre sans avoir préalablement obtenu l’approbation du Conseil d’administration.
3.13 Projets, contrats ou soumissions
Lorsqu’un directeur souhaite soumettre une proposition, un contrat ou une soumission au Club pour obtenir un service, il doit le faire par écrit et il ne sera pas habilité à voter sur l’acceptation de la proposition, du contrat ou de la soumission.
3.14 Quorum du Comité
Le quorum du Conseil d’administration est de trois membres, mais le président ou le vice-président doit faire partie de ceux-ci.
3.15 Absence lors des assemblées
Si un directeur s’est absenté lors de trois assemblées consécutives du Conseil d’administration, il sera automatiquement renvoyé du Conseil, sauf s’il en a préalablement averti le secrétaire, par écrit, en spécifiant les raisons invoquées pour son absence.
3.16 Avis de convocation
Les directeurs seront informés à l’avance de la tenue d’une assemblée du Conseil d’administration, et ce verbalement ou par écrit.
3.17 Omission d’avis de convocation
Une assemblée du Conseil d’administration ne sera pas invalidée suite à l’omission d’en avoir avisé un de ses membres.
3.18 Actes, documents et contrats
Tous les actes, documents et contrats devront être signés par le président ainsi que par le secrétaire ou le trésorier.
3.19 Procès verbal des assemblées
Le procès verbal de toute assemblée tenue par le Conseil d’administration ne doit pas nécessairement être détaillé et, en toutes circonstances, il sera considéré légal à la seule condition que le Conseil l’approuve.
3.20 Assignation en justice
Le président devra répondre à toute assignation en justice signifiée au Club à moins qu’il ne délègue le vice-président ou le secrétaire à cet effet.
3.21 Défense d’emprunter
Le Conseil d’administration n’est pas autorisé à emprunter de l’argent pour les besoins du Club et ce quelle qu’en soit la provenance.
3.22 Assemblée spéciales
Le président ou le secrétaire peut convoquer une assemblée spéciale du Conseil d’administration et celle-ci aura les mêmes pouvoirs qu’une assemblée mensuelle régulière.
3.23 Majorité simple requise
La majorité simple sera nécessaire à l’adoption de toute décision du Comité.
ARTICLE IV
NOMINATIONS
4.1 Dirigeants
Les dirigeants du Club seront le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire.
4.2 Assignation d’un secrétaire
Le Conseil d’administration assignera un secrétaire choisi parmi les membres du Club.
4.3 Présidents des comités permanents
Pour chacun des comités permanents, le Conseil d’administration assignera un président choisi parmi les membres du Club.
4.4 Présidents de comités spéciaux
Si la mise sur pied d’un comité spécial était jugé nécessaire par le Conseil, le président de ce comité sera assigné conformément au paragraphe 4.3
ARTICLE V
DEVOIRS DES DIRIGEANTS
5.1 Devoirs du président
5.1.1 Préside les assemblées
Présider à toutes les assemblées du Conseil d’administration et à toutes les assemblées générales du Club à moins qu’un président n’ait expressément été nommé.
5.1.2 Conseille le Club et le Conseil d’administration
Conseiller le Club et le Conseil d’administration dans toutes leurs actions et décisions.
5.1.3 Oriente, définit et coordonne
De façon générale, orienter, définir et coordonner toutes les décisions, actions et règles de conduite du Club.
5.1.4 Représentations
Négocier, agir comme intermédiaire ou faciliter les contacts avec des individus, des groupes ou d’autres associations dont les buts et les objectifs sont similaires à ceux du Club.
5.2 Devoirs du vice-président
5.2.1 Seconde le président
Seconder le président dans ses devoirs.
5.2.2 Absence du président
En l’absence du président, présider aux assemblées générales ou aux assemblées du Conseil d’administration.
5.2.3 Assume les devoirs du président
Assumer les devoirs du président lorsque ce dernier le juge à propos.
5.3 Devoirs du trésorier
5.3.1 Gestion financière
Proposer une méthode de gestion financière au Conseil d’administration.
5.3.2 Gérer les finances
Gérer toutes les finances du Club.
5.3.3 Tenue de livres
Assurer une tenue de livres complète et à date comprenant toutes les entrées et sorties d’argent du Club.
5.3.4 Rapport financier annuel approuvé
Présenter à l’assemblée générale annuelle un rapport, vérifié et approuvé, des finances du Club relativement à la dernière année fiscale.
5.3.5 Non nécessité d’un cautionnement
Le trésorier ne sera obligé de fournir aucun cautionnement.
5.4 Devoirs du secrétaire
5.4.1 Tenue d’archives
De gérer et conserver tous les fichiers, les procès verbaux, les transactions et autres documents du Club.
5.4.2 Correspondance
De contacter et correspondre avec les personnes avec lesquelles le Club fait affaire.
5.4.3 Maintenir les documents disponibles pour consultation
En tout temps, de maintenir disponible pour consultation les archives, les procès verbaux et les transactions du Club afin que les membres du Club ou les représentants des autorités civiles puissent les consulter, lorsque la loi leur accorde le droit de consulter de tels documents.
5.4.4 Traiter les demandes d’adhésion
De traiter les demandes d’adhésion et de maintenir une liste complète et à date des membres du Club avec leurs adresses respectives.
5.4.5 Secrétaire du Conseil
D’agir comme secrétaire du Conseil d’administration en plus d’agir comme secrétaire du Club.
ARTICLE VI
COMITÉS
6.1 Comités permanents
Un comité permanent sera formé pour chacun des items suivants :
1. Compétitions
2. Publicité
3. Publications
4. Programmation des activités
et le président de chaque comité devra désigner au moins deux (2) autres membres pour faire partie de son comité.
6.2 Supervision par le Conseil
Chaque comité agira sous la supervision générale du Conseil d’administration qui en sera entièrement responsable.
6.3 Comité des compétitions
Le Comité des Compétitions sera responsable de :
1. établir le calendrier des compétitions,
2. maintenir à date le dossier des compétitions et leur classement,
3. attribuer les prix,
4. fournir les équipements et accessoires nécessaires à la tenue de chaque événement,
5. réviser les règlements régissant les compétitions et, éventuellement, d’informer les membres de tout changement, et ce par écrit, avant le 1er janvier de chaque année,
6. guider, conseiller et aider les organisateurs des différents événements sportifs,
7. nommer des organisateurs et des commissaires pour chaque compétition. Approuver la région géographique dans laquelle se tiendra la compétition afin d’éviter d’éventuels conflits.
6.4 Comité de publicité
Le Comité de Publicité sera responsable de :
1. promouvoir les activités du Club auprès du grand public,
2. informer les membres relativement aux compétitions à venir,
3. échanger de l’information avec d’autres Clubs,
4. favoriser l’adhésion au Club à travers les activités ci haut mentionnées.
6.5 Comité des Publications
1. Le Comité des Publications sera responsable de publier 10 fois par année, au nom du Club, un bulletin appelé « The Exhaust ». Cette publication sera produite à l’endroit et au moment désignés par le Conseil d’administration.
2. Le bulletin « The Exhaust » publiera tous les avis de convocation aux assemblées et annoncera la tenue de tous les événements du Club. Ces diverses convocations seront jugées entièrement valides en autant que le bulletin soit expédié par la poste.
3. Le bulletin « The Exhaust » sera expédié à chaque membre ou directeur, par la poste et suffisamment affranchi, à leur adresse respective telle qu’elle apparaît dans les registres du Club, ou, si aucune adresse n’est indiquée, à toute adresse que le membre responsable de l’expédition juge appropriée afin que le bulletin arrive le plus rapidement possible à ce membre ou directeur.
4. Un directeur du Club peut annoncer la tenue d’un événement sportif par téléphone.
5. La non réception de tout avis de convocation à une assemblée publié dans le bulletin « The Exhaust » ou la non réception du bulletin lui-même, ou la non réception de tout avis de convocation, ou la non réception d’un appel téléphonique d’un directeur, le tout tel que stipulé ci haut, ou l’omission fortuite d’émettre un tel avis de convocation à un membre ou à un directeur ne peut en aucun temps invalider la tenue de cette assemblée.
6.6 Comité de la Programmation
Le Comité de la Programmation sera responsable des activités du Club non reliées aux compétitions, incluant les événements sociaux et les activités non reliées aux affaires courantes du Club lors des assemblées générales.
ARTICLE VII
INSIGNE DU CLUB
7.1 Forme
La forme générale et les détails de l’insigne officiel du Club seront semblables à ceux du logo apparaissant sur la papeterie officielle du Club et cet insigne portera quatre couleurs distinctes, à savoir: rouge, bleu, noir et blanc.
7.2 Privilège d’affichage
L’insigne officiel du Club peut être affiché sur les véhicules des membres suite à leur adhésion au Club.
7.3 Propriété du Club
Tout insigne officiel demeure la propriété exclusive du Club et, à la demande du Conseil d’administration, doit lui être retourné lors de l’expiration de la carte de membre. Le coût chargé aux membres pour un insigne sera déterminé par le Conseil d’administration.
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